Агентство по организации корпоратива. Стоит ли обращаться?

Аренда помещения и обустройство офиса

Офис для приема клиентов. В приемной следует сделать хороший ремонт, обставить ее дорогой мебелью, развесить фотографии с предыдущих мероприятий. В общем, необходимо создать располагающую атмосферу, дабы не спугнуть клиента, а убедить его воспользоваться услугами именно вашего агентства.

Для эффективной работы вам потребуется оборудовать место сотрудников всем необходимым (компьютер, принтер, сканер, телефон, стол и стулья). В приемной для клиентов поставьте мягкий диван и телевизор, чтобы скрасить их время ожидания.

Вторую часть помещения стоит превратить в склад, где будет храниться инвентарь и оборудование необходимое для проведения мероприятий.

Бизнес план агентства по организации праздников

Первое что нужно сделать – это составить подробный бизнес-план с расчетами, который поможет вам поэтапно следовать цели, грамотно распределив имеющийся бюджет.

Конкуренция – весомый фактор, существенно влияющий на прибыль. Поэтому обязательно изучите спрос на услугу и уровень конкуренции в своем регионе. Сделать это нетрудно, как правило, нужную вам информацию о деятельности агентств вы сможете найти в интернете. Оцените свои возможности, заполненность ниши, востребованность услуги, и только после этого, принимайте окончательное решение об организации бизнеса в выбранном направлении.

Возможные «подводные камни» и полезные советы

Как любой бизнес, деятельность event-агентства таит ряд специфических и коварных опасностей, подстерегающих новичков. От них никуда не уйти, но если их учитывать, можно избежать многих проблем.

Артисты любого жанра и уровня популярности всегда остаются людьми творческими. В этом их достоинства, но и недостатки тоже. Нельзя требовать от исполнителя безупречной дисциплины – он не солдат

Важно контролировать ситуацию и не допускать срыва запланированных программ. Руководитель должен понимать причины «творческих загулов» и прочих элементов богемной вольницы, а клиент не обязан «входить в положение»

Если артист ценен, но за ним числятся «грешки», лучше перестраховаться и продублировать его личностью, возможно, менее яркой, но пунктуальной.

Экономия на оплате работы персонала и исполнителей – тупиковый способ повышения рентабельности. Еще Генри Форд говаривал, что нужно бояться не больших затрат, а малой прибыли. Хорошего исполнителя могут переманить, и тогда он будет приносить пользу другой ивент-компании.

Не стоит хвататься за все услуги сразу. Надо сосредоточиться на тех, которые оказать лучше не сможет больше ни один конкурент. Остальные виды развлечений будут лишь второстепенным дополнением.

Есть прямой смысл заводить и поддерживать дружеские отношения с любым начальством. Этот совет не означает призыва к подхалимству и тем более взяточничеству. Каждый руководитель – потенциальный корпоративный клиент. Можно позвонить и поздравить с торжеством или днем рожденья, пошутить, развлечь беседой. Будет нужен праздник – он вспомнит и обратится.

И еще один совет: не падать духом, если постигнут временные неудачи. Как говорят французы, терпеливым достается все. Есть талант – будет успех в event-бизнесе.

Опубликовано:

Добавить комментарий

Вам понравится

Анализ рынка

Для ивент-бизнеса изучение существующих предложений – наиболее важная задача. Идея, кажущаяся свежей, может на поверку оказаться совсем не оригинальной. Услуга, на которую делается основная ставка, не будет пользоваться спросом. Возможны и другие варианты неблагоприятного развития событий. Без скрупулезного анализа рынка невозможно прогнозировать коммерческий успех.

Определение целевой аудитории

Результатом количественной и качественной оценки совокупности людей, составляющих потенциальную клиентуру, становится выбор главного направления деятельности.

Первое, что приходит на ум при упоминании ивент-бизнеса, организация свадеб. Следует учитывать, конкуренция в этой сфере очень высока. Что-то новое придумать трудно, а если это и удастся, инициатива обречена на провал из-за консервативности обряда бракосочетания. Молодожены и их родственники надеются, что событие состоится раз в жизни, и, как правило, не хотят экспериментов.

Организацию традиционной свадебной церемонии поручают компаниям с безупречной репутацией.

Но не стоит унывать! Есть множество других направлений, допускающих самое дерзновенное творчество. В организации праздников нуждаются разные социальные и возрастные группы – от детей до пожилых людей.

Важно понять, на какую часть общества позиционированы услуги ивент-агентства. Критериями служат такие параметры, как степень состоятельности, возраст, профессия и другие признаки, объединяющие возможных потребителей в условные группы

Например, никто не может помешать позиционированию агентства, расположенного в портовом городе, на аудиторию моряков и их семей.

Определение ценовой политики

Спрос на ивент-услуги довольно высок. Они очень востребованы для проведения корпоративных и прочих мероприятий. Руководитель компании заранее знает сценарий, и если ему, примерно за то же самое предложат заплатить меньше, он согласится.

Конкуренты тоже знают об этой особенности, а потому их «обойти на повороте» будет сложно. В пользу соперников работает больший опыт, сложившееся многолетнее сотрудничество, связи с привлекаемыми исполнителями и другие объективные ресурсы.

Заведомо убыточный демпинг в ивент-бизнесе не рекомендуется. Надежды на восполнение потерь после завоевания господства вряд ли сбудутся. На подобные недозволенные методы последует предсказуемый ответ – «подножка», раз и навсегда убивающая репутацию. В последний момент откажется выступать приглашенный артист, или кто-то «нечаянно» испортит реквизит. В общем, это как раз случай со стеклянным домом и камнями, которыми не следует бросаться.

SWOT-анализ

SWOT-анализом называется элемент планирования будущей деятельности, учитывающий внешние и внутренние факторы, с высокой вероятностью способные повлиять на финансовый результат. Каналы воздействия разделяются на четыре вида:

  1. Преимущества.
  2. Слабые стороны.
  3. Возможности.
  4. Угрозы.

Процесс SWOT-анализа состоит в составлении таблицы-матрицы указанных факторов и умозрительной оценке их силы воздействия. Рассмотрим пример для ивент-фирмы:

Факторы
ВнутренниеВнешние
Преимущества
Квалифицированная командаВероятность высокой востребованности
Уникальные идеиВозможность расширения набора услуг
Наличие начального капиталаОтсутствие аналогичных предложений на рынке
Имеющаяся первичная клиентская база
Угрозы
Недостаточный опыт в оказании услугСезонность спроса
Зависимость от привлекаемых артистов и специалистовНестабильность доходов целевой аудитории
Трудности привлечения клиентуры и ее удержания
Возможности
Рост спроса на услуги
Расширение спектра предложений
Создание уникальной event-площадки
Преимущества
Отсутствие антирейтинга
Низкая конкуренция на выбранном направлении
Доступность расценок
Широкий спектр целевой аудитории
Слабые стороны
Малая известность компании
Кадровый дефицит
Сезонная нестабильность спроса
Зависимость от сторонних специалистов

Результатом SWOT-анализа становится выработка мер, усиливающих слабые стороны и нивелирующих недостатки предлагаемой схемы работы. В данном случае они могут выражаться в рекомендации принятия следующих мер:

  1. Повышение качества услуг.
  2. Диверсификация источников найма специалистов и закупки расходных материалов.
  3. Расширение спектра предложения по сезонам и ассортименту.
  4. Обучение собственных кадров.

Проведение указанных мероприятий обеспечит устойчивое положение на локальном рынке ивент-услуг.

Покупка предметов мебели и всей необходимой техники

Для офиса понадобится мебель, офисная техника, компьютеры, ноутбуки, канцелярские принадлежности. Это кроме специального оборудования, о котором писалось выше. Из персонала понадобятся бухгалтер, менеджер отдела продаж (один или более), креативный менеджер (один или более), дизайнер.

Важно, чтобы менеджер по продажам был мастером переговоров, умел разговаривать с любыми клиентами, был обаятельным и улыбчивым человеком. Он должен сформировать и постоянно пополнять и корректировать клиентскую базу

Тогда он не забудет поздравить с днем рождения, Новым годом, новосельем.

Неплохо бы знать, когда дни рождения у детей, любимых племянников, помнить даже самые неожиданные поводы для праздников всех выгодных клиентов. Остальных сотрудников, таких как актеры, музыканты, официанты, уборщики, конечно, не нужно брать на постоянную работу, а пользоваться их услугами время от времени.

Организационный план

Чтобы успешно воплотить в жизнь бизнес план агентства по организации праздников, следует поэтапно выполнить следующие пункты:

  1. Осуществить регистрацию бизнеса.
  2. Найти и арендовать помещение.
  3. Сделать ремонт, закупить мебель и технику.
  4. Нанять персонал.
  5. Провести рекламную кампанию.

Рассмотрим ключевые пункты организационного плана.

Регистрация бизнеса

Поскольку для ведения бизнеса в этом направлении будет достаточно регистрации по простой форме, весь процесс не отнимет много времени и сил. Схема действий следующая:

  • подать документы на открытие ИП;
  • выбрать форму бухгалтерского учета;

Потребуется составить заявление, приготовить паспорт и оплатить государственный налог в размере 800 рублей. Опытные предприниматели рекомендую выбирать упрощенную форму налогообложения. Чтобы открыть студию, нужно заготовить следующий пакет документов:

  • паспорт гражданина РФ;
  • свидетельство, подтверждающее регистрацию ИП или ООО;
  • документ о постановке на налоговый учет;
  • арендный договор;
  • медицинские книжки сотрудников;
  • разрешение от санитарно-эпидемиологической станции и пожарных.

Поиск помещения

Как правило, в ивент агентства обращаются через интернет или по телефону. Потому помещение, в котором вы организуете свой бизнес, служит больше для демонстрации статуса, а не привлечения клиентов.

Офис должен быть еще и по той причине, что это вызовет больше доверия у клиента. Плюс будет довольно сложно брать с собой каталоги, портфолио и примеры работ на выездные переговоры. Чтобы исключить любые опасения и неудобства, лучше найти соответствующее помещение, желательно вблизи транспортной развязки, в центре города.

Если клиент приезжает к вам в офис, то он должен видеть помещение соответствующего внешнего вида – ремонт и дизайн должны соответствовать ценовому диапазону предлагаемых вами услуг.

При выборе помещения обратите внимание на такие параметры:

  • стоимость аренды;
  • возможность долгосрочной аренды с фиксированной ценой;
  • включены ли коммунальные платежи в сумму аренды;
  • разрешено ли размещение наружной рекламы.

Если вы хотите сэкономить и арендовать помещение в спальном районе, то это не лучшая идея – клиенты не доверяют таким компаниям.

Поиск персонала

В зависимости от того, насколько сплоченно будет работать ваш коллектив, зависит качество услуг и прибыльность всего дела. Потому к подбору персонала нужно подойти очень внимательно и ответственно.

Помимо профессионализма и креативности в выполнении пожеланий клиентов, специалист должен неплохо разбираться в психологии, уметь понимать, чего хочет заказчик, предлагать ему варианты в «правильных» стилях. Немаловажны здесь и такие параметры, как приятная внешность, коммуникабельность, стрессоустойчивость, умение разбираться в людях.

Правильней всего будет составить список необходимых качеств и навыков, и выбирать персонал, следуя ему. На старте бизнес проекта можно нанять несколько менеджеров, которые будут курировать проекты, а более узких специалистов искать на стороне. Это позволит сократить расходы на заработную плату.

Если вы решили заниматься организацией праздников, то вам придется учесть много моментов. Современные клиенты очень требовательны, если говорить о среднем и обеспеченном классах заказчиков. Потому правильней всего будет выбрать 2-5 направлений предоставления услуг на старте и постепенно расширять спектр.

Event мероприятия — что это?

Внедряя событийный маркетинг, нужно четко представлять, что такое event-мероприятия, какие бизнес-задачи они решают и, для кого инициируются, иначе ощутимой отдачи от процесса не получить. Эвенты — это события, организуемые для формирования положительного имиджа компании и ее продвижения на рынке.

Мероприятия проводят для:

«5 шагов к гарантированной публикации». Скачайте прямо сейчас

Партнеров. Trade events: конференции, презентации, выставки, семинары, форумы. В ходе подобных ивентов можно укрепить сеть уже наработанных деловых контактов, а также установить новые, обменяться опытом или идеями.

Клиентов. Special events: фестивали, шоу, концерты, вручение премий, презентации. Специальные ивенты создают позитивное общественное мнение, формируют имидж мощного инфлюенсера в своей нише, повышая интерес потребителей.

Сотрудников. Corporate events. Примером ивент мероприятий такого формата являются профессиональные праздники, юбилеи компании, team building и family days для сотрудников. Указанные события обеспечивают позитивную атмосферу в коллективе, улучшая показатели работы.

Благодаря правильно выстроенной event-стратегии можно:

  • повысить лояльность ЦА;
  • грамотно позиционировать компанию;
  • укрепить корпоративную культуру;
  • презентовать товар/услугу;
  • увеличить прибыль.

А чтобы ивент превратился в эффективный маркетинговый инструмент, он должен отвечать одному из трех критериев:

Нетривиальность. Оригинальный инфоповод устанавливает с аудиторией эмоциональный контакт и превращает в единомышленников, разделяющих ценности бренда. Креативные эвенты оставляют позитивные эмоции и желание делиться ими, что намного результативнее навязчивых призывов купить товар.

Практическая ценность. Современный потребитель стремится к постоянному развитию и вряд ли упустит возможность получить порцию действительно полезных знаний. Рассказывая интересные лайфхаки, кейсы, обучая, компания может органическим путем создать пул лояльной к бренду аудитори

Актуальность

Приурочив ивент мероприятие к празднику или резонансному событию, можно привлечь широкое общественное внимание. Главное, чтобы организованное мероприятие было уместным и своевременным.

Какие услуги оказывают агентства по организации праздников?

Как правило, агентства по организации праздников распределяются по направлениям. Ведь достаточно трудно охватить всю нишу, поэтому проще сосредоточиться на оказании услуг в конкретной сфере.

В зависимости от бюджета, конкуренции, спроса и личных предпочтений, выберите направление, в котором желаете развиваться

Очень важно сделать правильный выбор на данном этапе, ведь от этого будет завесить прибыль и сроки окупаемости бизнеса

Видео по теме Видео по теме

Услуги праздничных агентств

Организация и проведение детских праздников. Бизнес в этой сфере предполагает оказание услуг по организации детских утренников, день рождения, а также более масштабных мероприятий, таких как подготовка к открытию детского развивающегося центра. Для открытия агентства по организации детских праздников вам потребуется нанять соответствующий штат работников: аниматоры, клоуны, ведущий и т. д.

Организация вечеринок и день рождения. Привычные мероприятия уже порядком поднадоели, хочется чего-то нестандартного, интересного и запоминающегося. Поэтому многие люди и обращаются за помощью к агентствам, которые занимаются проведением веселых мероприятий.

Свадебное агентство. Свадьба – это самый долгожданный, ответственный и волнующий момент в жизни, так хочется, чтобы все прошло идеально. Поэтому практически каждая пара поручает проведение свадьбы агентству, дабы избавить себя от неожиданностей связанных с организацией данного мероприятия.

Организация корпоративов. Даже самые маленькие фирмы раз-два в год проводят корпоративы, которые требуют грамотной организации. Поэтому если вы решите работать в этом направлении, то заказы у вас будут круглый год.

Как правило, агентства четко определяют список предоставляемых услуг. Клиент всегда может воспользоваться одной или несколькими услугами на выбор.

На что нужно обратить внимание при организации корпоратива

Вы уже поняли, зачем нужны корпоративные мероприятия. Теперь не помешает разобраться с особенностями их организации. Для того, чтобы вечеринка принесла нужный результат, недостаточно просто снять зал для корпоратива и оплатить банкет.

Вам надо будет:

  1. Позаботиться о всеобщем участии в организационных процессах. Каждый сотрудник должен внести свой вклад в подготовку к вечеринке, иначе он не будет ценить проделанную кем-то работу. Вы, как руководитель, тоже должны поучаствовать в подготовке, а не просто профинансировать мероприятие. Подберите активных людей и поставьте перед ними цели и задачи будущего события. Выбирайте таких коллег, которые пользуются авторитетом в коллективе и могут заинтересовать другой персонал. Порекомендуйте своим представителям придумать конкурсы и провести концерты самодеятельности. Обязательно примите участие в них сами, чтобы заслужить одобрение подчиненных.
  2. Заранее начать готовиться к мероприятию. Корпоратив требует тщательной подготовки в течение нескольких недель. В это время ваши люди смогут придумать интересную программу и решить организационные вопросы. Если к событию готовиться за пару дней, оно превратится в обычное застолье, цель проведения которого не будет оправдана.
  3. Сделать так, чтобы каждый работник захотел добровольно посетить мероприятие. Не все люди умеют отдыхать в коллективе. Многие вообще сомневаются, нужно ли им ходить на корпоративы, если от руководства не поступает обязательных требований. Таких коллег ни в коем случае нельзя принуждать к посещению совместных вечеринок. Лучше заранее предложить более активным сотрудникам заинтересовать в мероприятии тяжелых на подъем работников. Им можно поручить создание интересных конкурсов или другие организационные задачи.

Подбор квалифицированных сотрудников

В зависимости от выбранного направления, определитесь с количеством работников. Необязательно, на начальном этапе, принимать на работу много людей. Иметь в своем арсенале флориста, фотографа и артиста – это, конечно же, хорошо, но чем им платить, если заказов немного? Поэтому новичкам, требуется обзавестись полезными связями, найти контакты хороших фотографов, музыкантов, ведущих, заключить договора с транспортными компаниями, осуществляющими перевозку людей и т. д. Со временем, раскрутившись и заработав авторитет, вы сможете позволить себе такую роскошь, как штат квалифицированных работников, которые будут трудиться на благо общего дела.

Для начала, примите на работу опытного организатора мероприятий и нескольких помощников, этого вполне хватит, дабы раскрутиться и получить первых клиентов.

Особенности праздничных агентств

Востребованность таких услуг в крупных городах значительно выше, чем в мелких поселениях. В небольших населенных пунктах агентство будет испытывать дефицит заказчиков, а значит и срок окупаемости увеличится.

Делать ставку только на частных клиентов – значит, подвергаться риску невостребованности из-за дороговизны

В этом случае лучше акцентировать внимание агентства на проведении корпоративных и детских мероприятий, которые набирают популярность в последнее время

Все чаще к услугам агентства прибегают в том случае, когда есть необходимость развлечь людей разного возраста и различных интересов. В первую очередь, к таким относятся свадьбы, презентации и корпоративы сотрудников и клиентов компаний, выпускные вечера.

О чем нужно помнить, открывая агентство по организации праздников?

Бизнес-план такой организации довольно прост. Для начала понадобится офис. Это -лицо будущего агентства. Он не может быть скучным или стандартным. Офис должен демонстрировать то, что здесь работают творческие люди, способные превратить жизнь в праздник. Также нужно правильно подойти к подбору персонала. Иногда тамада на свадьбе внушает ужас, а клоун в детском ресторане вгоняет в тоску. Так быть не должно.

Перед тем как открыть агентство праздников, вам понадобится много чего подготовить и проделать. Например, необходимо приобрести оборудование: музыкальную аппаратуру, проекторы, экраны, декорации и т. д. Придется купить автотранспорт. А это еще дополнительные расходы.

Многое будет зависеть от модели транспортного средства. Неплохо бы его забрендировать логотипом организации и какой-либо веселой картинкой. Просто отличный вариант будет, если все вышеперечисленное удастся выгодно взять в аренду.

Как раскрутить агентство?

Привлечение клиентов – процесс не менее творческий, чем организация самой услуги. Достижение этой цели обеспечивает коммерческую результативность, и для этого все средства хороши. Наиболее эффективные из них:

Собственный сайт. Этот интернет-ресурс необходимо создавать профессионально. Он просто обязан быть ярким, содержать движущиеся изображения, видеоролики и расценки, к которым применимо слово «всего».
Промо-акции. В данном случае event-агентство само себе BTL и PR-компания. Творческого потенциала коллектива должно хватить на продвижение собственного предприятия. Отличная возможность проявить креативность и набраться опыта.
Соцсети. Использовать этот эффективный инструмент необходимо. Люди любят праздники, и это их свойство нужно эксплуатировать

Посты непременно привлекут внимание. Удобство еще и в том, что есть возможность точечного воздействия на узкие секторы целевой аудитории.
«Сарафанное радио»

Об этом способе распространения информации сказано много. Задача в том, чтобы талантливо «включить передатчик».

Остановимся подробнее на классической рекламе.

Реклама праздничного агентства

К традиционным рекламным средствами относятся:

  1. Наружная вывеска.
  2. Витрина (если она есть на фасадной части здания).
  3. Полиграфическая продукция.
  4. Радио, телевидение, журналы газеты – все СМИ местные.
  5. Билборды и растяжки.
  6. Безвозмездные благотворительные акции.
  7. «Холодные» и «горячие» телефонные звонки потенциальным корпоративным клиентам.

Со временем расходы на рекламу могут быть снижены, но на первом этапе скупиться на нее не следует.

Регистрация бизнеса

Сбор и оформление всех документов – это очень хлопотный и затратный по времени и финансам процесс. Вы можете поручить это дело опытному юристу или самостоятельно пройти процедуру регистрации.

Что касается материально-правовой формы деятельности, то лучше всего зарегистрировать Общество с ограниченной ответственностью (ООО). Ведь клиентами вашего агентства могут быть не только физически лица, но и компании (юридические лица), которые закажут, например, организацию корпоратива.

После регистрации, выберите подходящую систему налогообложения. Что касается лицензий и разрешений, то они не нужны. Единственно, что необходимо – получить разрешения от СЭС и пожарной службы о соответствии помещения нормам и стандартам.

Какие услуги может предоставлять агентство?

Организовывая бизнес проведения праздников, не обязательно ориентироваться только на полном цикле – «от начала и до конца». Возможны различные варианты:

  • Участвовать в оформлении мест проведения конференций, тренингов, любого вида собраний и мероприятий. Для этой цели потребуется хороший дизайнер, смекалка и немного фантазии.
  • По заявке заказчика – подготовить сценарий проведения любого праздничного мероприятия.
  • Организация праздничных мероприятий в природных условиях.
  • Проведение видео-, фотосъемки.
  • Организация и проведение различных игровых, соревновательных мероприятий во время корпоративов, детских праздников, свадеб.
  • Эксклюзивное угощение: приготовление блюд, отсутствующих в меню ресторанов и кафе.
Поделитесь в социальных сетях:FacebookXВКонтакте
Напишите комментарий